A
partir de este año, facturar electrónicamente es una obligación para los
contribuyentes en la gran mayoría de los sectores productivos del país.
Posterior a la fecha límite que Tributación ha establecido, no se podrán emitir
facturas de la manera convencional.
Sobre
este importante tema y sus implicaciones, hablamos con Carlos Vargas Durán,
director general de Tributación.
¿Qué es factura electrónica?
Hoy
día, la factura convencional en papel es un documento en el que se registran las
transacciones económicas de las personas. Ya sea cuando compran ropa, comida,
libros, artículos electrónicos, etc. La factura electrónica es el mismo
documento pero con características especiales dictadas por la administración
tributaria que vienen a desmaterializar el documento y hacerlo digital.
Aunque la factura electrónica es legal
desde hace varios años, es hasta este es que se establece como obligatorio.
Efectivamente.
Hay resoluciones que regulaban este tema desde el año 2002, cuando se realizó
el primer abordaje por parte de la administración tributaria. Posteriormente,
entre el 2009 y el 2011, se dictaron nuevas resoluciones que profundizaron más
en el tema, regulando de una mejor manera el tema de factura electrónica hasta
llegar a la situación actual con base en las resoluciones del 2016. De esta
manera, el país ha venido evolucionando a lo largo de 14 años.
Es
importante destacar que durante todo este tiempo, hay empresas que han venido
trabajando con factura electrónica de forma voluntaria. Es hasta ahora que se
establece la obligatoriedad que deriva de una disposición que se establece en
la ley de “Lucha contra el fraude” que indica que la administración tributaria
deberá tener al 100% de los obligados tributarios jurídicamente establecidos,
utilizando factura electrónica este año.
¿Cuántos usuarios, entre personas físicas y
jurídicas, están dentro de esta obligación?
Iniciamos
en el 2016 con el esquema de obligatoriedad con grandes contribuyentes, esto
nos llevó a extender este sistema de facturación a 41 grandes contribuyentes. A
este grupo le sumamos los contribuyentes que ya venían trabajando con factura
electrónica de forma voluntaria. Al terminar el 2017, teníamos alrededor de 800
contribuyentes. Finalmente, a partir del 15 de enero de este año, se inició con
un esquema en el que se masifica el uso de la factura electrónica indicando que
se iniciaba con los profesionales liberales del sector salud, luego con los
servicios legales, servicios contables y financieros, servicios de ingeniería y
algunos servicios específicos terminando con esta primera etapa de masificación
en el mayo de este año. Con esto, en la actualidad, tenemos ya un promedio
aproximado de 80.000 contribuyentes utilizando factura electrónica.
El
objetivo es que el 100% de los obligados tributarios, que de acuerdo con la ley
tienen que utilizar este tipo de factura para respaldar sus transacciones
económicas, estén en regla al 30 de noviembre con base en el esquema del último
dígito de la cédula (setiembre para los terminados en 1, 2 y 3; octubre para los terminados en 4, 5 y 6; y
noviembre para los terminados en 7, 8, 9 y 0). En total, al finalizar noviembre,
debería haber alrededor de 300.000 contribuyentes utilizando factura
electrónica.
En el entendido de la difícil situación
fiscal que está viviendo el país, ¿cuál es el beneficio de utilizar factura
electrónica y de qué forma se estaría combatiendo el déficit fiscal?
La
herramienta de facturación electrónica, si bien tiene un impacto en esquemas de
control, va más allá. La facturación electrónica viene a modernizar y dinamizar
más los sistemas propios de las empresas. Nosotros ofrecemos un sistema gratuito
que los contribuyentes pueden utilizar, pero también está la opción de
contratar servicios de desarrollo a la medida, desarrollo interno si la empresa
tiene esa capacidad, o un servicio consumible por factura. Los proveedores de
este tipo de sistemas de facturación ofrecen una serie de herramientas de valor
agregado a nivel empresarial. Además del servicio de facturación electrónica
como controles de inventarios, adelantos en los procesos de contabilidad,
seguimiento a clientes, entre otros factores que dinamizan la gestión
empresarial.
Desde
el punto de vista tributario también tiene ventajas a nivel no tanto de
recaudación pero sí de gestión en el sentido de que vamos a tener acceso a las
transacciones económicas de las personas en tiempo real y esto facilita el
control y la gestión adecuada del contribuyente.
¿Cómo trabaja la herramienta gratuita que
Tributación pone al alcance de los contribuyentes?
La
herramienta cumple con todas las características que pide la regulación. La
herramienta es básica y se limita a solo facturación, el almacenamiento de la
información –comprobantes- es responsabilidad del contribuyente. La herramienta
está diseñada de manera que puede ser utilizada por cualquier contribuyente
facturando sin ningún inconveniente. Es importante aclarar que las facturas
convencionales, en papel, también implican un costo, por lo que siempre se ha
tenido que incurrir en un gasto para este proceso y es importante recordar que
éste es deducible para el impuesto de la renta.
En
el caso de contribuyentes no muy familiarizados con la tecnología, la
administración tributaria ha venido realizando un esfuerzo muy importante en
servicio y asistencia, tenemos un sitio de preguntas frecuentes, un manual de
usuario en la página del Ministerio de Hacienda, se tiene el Centro de
Información Tributaria que es un call center, está también la opción de
consultas vía web, e incluso se puede visitar la sede más cercana de la Administración
Tributaria y utilizar los Quioscos Tributarios no solo para facturación sino
también para declaraciones.
¿Con qué requerimientos deben cumplir los
sistemas que las empresas privadas ponen a disposición de los usuarios?
Las
herramientas que estas empresas ponen a disposición de las personas tienen que
cumplir con los formatos que establece la Administración Tributaria. La
herramienta con la que contamos para recibir las facturas electrónicas emitidas
por los contribuyentes valida la estructura del archivo digital verificando que
los campos requeridos estén debidamente llenos, mas no revisa los contenidos.
Si el facturador no cumple con las características, la herramienta lo devuelve
con un aviso de error con su respectivo detalle.
En términos sencillos, ¿cómo se realiza el
proceso de inscripción para emitir factura electrónica?
Primero
que todo, toda persona física o jurídica que realice alguna actividad económica
debe estar inscrita en Tributación. Luego, el primer paso a seguir es ingresar
al sitio de la Administración Tributaria para visualizar los manuales de
usuario y revisar el paso a paso a seguir. Luego tiene que ingresar a los
módulos necesarios para generar el usuario dentro del sistema, bajar la llave
criptográfica que es el equivalente fiscal de la firma digital y continuar con
el proceso que el mismo sitio indica.
¿Qué pasa con los contribuyentes que al 30
de noviembre no están listos para emitir factura electrónica?
Es
importante tener en cuenta que el hecho de que el plazo venza, significa que
éste es el plazo máximo para comenzar a emitir factura electrónica. Hay contribuyentes
que emiten solo una factura cada cierta cantidad de meses o una mensualmente.
El punto es que después del 30 de noviembre tienen que emitir facturas de forma
electrónica. Las sanciones se imponen a quienes emitan factura únicamente física
a partir del 1 de diciembre.
¿En cuáles casos se mantienen las facturas
en físico?
El contribuyente
obligado a emitir factura electrónica, al utilizar el sistema, genera dos
archivos. Un archivo con extensión .xml que es la factura electrónica como tal.
Paralelamente, se emite la representación gráfica que es la misma factura
legible al ojo humano porque el primero viene codificado. Si yo solicito que me
entreguen factura impresa, me tienen que entregar la representación gráfica.
¿Cuáles son los sectores económicos, por el
tipo de actividad que realizan, que no están obligados a emitir factura
electrónica?
En
primer lugar, los contribuyentes que están en el régimen simplificado, que son
contribuyentes de muy poca dimensión. En segundo lugar, aquellos que con base
en el artículo 11 de la Ley de Impuesto sobre la Renta y conforme al
reglamento, no tienen esta obligación. También, según la disposición
reglamentaria, los productores agrícolas tampoco estarían obligados a emitir
factura electrónica.
¿Qué viene a partir del 1 de diciembre y
cuáles son los proyectos que tiene Tributación?
A partir
de la masificación de los sistemas de facturación electrónica, lo que estaríamos
haciendo es realizar una revisión del sistema como tal para verificar que
cumple con las necesidades y requerimientos del giro comercial de las empresas
y personas físicas. Seguidamente, iniciaremos un control cruzado de la
información de cada contribuyente, no solo del que emite sino del que no emite,
porque hay contribuyentes que podrían estar inscritos pero no emitiendo. Una
tercera etapa, visualizándola a largo plazo, sería crear las condiciones para
desarrollar el proyecto de contabilidad electrónica que ya se está
implementando en otros países.
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