Facturar electrónicamente puede ser ágil, económico y seguro

A partir del 1 de noviembre, todas las personas físicas y jurídicas (con las excepciones que la Dirección General de Tributación Directa ha indicado), tienen la obligación de facturar de forma electrónica. Gestión de Tecnología e Información (GTI) es líder en el mercado de la facturación, recaudo y medios de pago de facturas y viene trabajando en estos temas  desde el año 2009.

Para abordar el tema de factura electrónica y detallar en los servicios que esta empresa ofrece, sostuvimos una entrevista con el Sr. Alejandro Montalvo Morales, CEO de GTI.

¿Cómo nace GTI y cuál es su modelo de trabajo?

GTI es una empresa que nace recaudando dinero a través de las organizaciones bancarias. Por medio de esta labor es que comenzamos a trabajar con factura electrónica desde el 2009, año de su creación, y en Marzo del  2010 estábamos emitiendo la primera factura electrónica.

Somos una empresa comprometida con el proyecto país de mejorar la trazabilidad de los documentos de facturación y pago. GTI se ha venido preparando seria y responsablemente para darle el mejor servicio al cliente. Nuestro objetivo es que los contribuyentes facturen bajo esta nueva modalidad y nosotros brindarles el medio para que esa factura sea cancelada electrónicamente. Por ejemplo, en el momento que un dentista emite una factura electrónica,  el paciente tendrá la opción de ir a un BN Servicios, a un Tucán, a cualquier entidad bancaria o por medio de la aplicación “Qué Pago” para realizar la cancelación respectiva. Nuestro objetivo es hacer el ciclo completo que es facturar y recaudar.

¿Por qué considera usted que es importante que una empresa se ponga en regla con el requerimiento de factura electrónica con prontitud?

Primero que todo, porque es obligatorio. Las personas físicas o empresas que al 1 de noviembre no emitan factura electrónica se pueden ver expuestas serias sanciones por parte de Tributación al estar en un proceso de ilegalidad. Nosotros estamos brindando opciones a los usuarios para que puedan llevar a cabo este proceso de forma ágil, sencilla y segura. Estamos hablando que son miles las empresas y personas físicas las que están dentro de este régimen.

¿Cuáles son las ventajas o beneficios que pueden tener las empresas al adquirir el servicio que ustedes brindan?

Nosotros tenemos planes enfocados en micro, pequeñas, medianas y grandes empresas, además de profesionales independientes. Hemos implementado también un Plan Prepago en el que el usuario solo paga las facturas que consume. El plan se adecúa a la cantidad de facturas que el cliente emite durante el año. Tenemos planes de 20, 50, 100, 500 y 1.000 facturas anuales que aplican para profesionales independientes y para pequeñas y medianas empresas.

¿Cómo funciona el sistema que GTI ofrece?

Nuestro sistema funciona desde cualquier dispositivo electrónico que puede ser computadora, tableta o celular. Lo que le brindamos al usuario es una llave para pueda accesar  a su facturero para que confeccione la factura que requiere. Es muy sencillo, económico y fácil. El tiempo nos ha demostrado que nuestro servicio es muy bien recibido, además, todos nuestros planes son multiusuario. Todos nuestros clientes, desde el más pequeño hasta el más grande pueden gozar de todas las ventajas y propiedades del sistema. Con el proceso que nosotros hacemos, partiendo de cero, en 20 minutos la persona ya puede tener nuestro sistema activo.

¿Cuál es el requisito para adquirir el sistema que ustedes ofrecen?

No hay requisitos. Nosotros les brindamos ayuda y seguimiento desde el paso inicial con asistencia desde nuestro call center que atiende las 24 horas al día, en el que contamos con 40 personas capacitadas para brindar toda la información que se requiera.

La particularidad que tiene la obligación de trabajar con factura electrónica implica que el usuario no solo emita sino que también recepciones electrónicamente. El sistema de GTI cumple con este requerimiento. Por su parte, Tributación puso a disposición de la población un sistema básico que también cumple con estas funciones pero está diseñado para personas que emiten y reciben muy pocas facturas al año, o que no pueden pagar un servicio comercial con más características como es el caso del sistema que nosotros ofrecemos.

¿La adquisición de este sistema se puede realizar solo por medio electrónico?

El proceso de inscripción es muy sencillo y se puede hacer por medio electrónico. Sin embargo, hemos abierto también la primera agencia de factura electrónica en Plaza Cristal para brindar un servicio personal a los usuarios que así lo requieran.

Adicionalmente, como parte de nuestra responsabilidad social tenemos un proyecto muy interesante “La ruta de la factura electrónica” que consiste en dos vehículos debidamente rotulados en los que recorremos todo el país brindando charlas completamente gratuitas sobre este requerimiento legal. Hemos visitado localidades como Puerto Jiménez, Golfito, varias comunidades de San Carlos, Ciudad Neily y muchas comunidades más. Visitamos cualquier comunidad del país para impartir una charla. Lo único que pedimos es que se organice un grupo de al menos 20 personas. A la fecha, hemos brindado más de 150 charlas en todo el país.

Por otro lado, recientemente hemos habilitado la opción de contratar el servicio de facturas electrónicas directamente en cualquier banco público o privado que deseen. El usuario podrá ir a la sucursal, al comercio autorizado o a la plataforma bancaria en línea que guste, adquirir el plan que prefiera y, posteriormente, activarlo vía electrónica con el comprobante.

¿Qué beneficios adicionales tienen las facturas que su sistema emite?

Primero que todo, nuestro sistema permite emitir facturas de forma amigable con la empresa porque se puede personalizar, al incluir logo y datos de contacto que son muy fáciles de llenar. Adicionalmente, les guardamos las facturas por un espacio de cinco años, el sistema del Ministerio de Hacienda guarda las facturas por dos meses. Por otro lado, se otorgan las claves de acceso, que la persona o la empresa necesite.

Somos la primera página Web certificada por GS1, esto genera garantiza que nuestro servicio cumple con los  requerimientos de tributación en cuanto a la implementación y uso de la Factura Electrónica.

Acatar lo que Ley indica en términos de factura electrónica, es muy sencillo. Es importante que la gente entienda la importancia de esta disposición. Después de la fecha límite que Tributación ha establecido, la empresa o el profesional se puede ver expuesto a sanciones que podrían llegar incluso al cierre de su negocio. Por este motivo, GTI ha diseñado una estrategia  para informar y asesorar al usuario en todo lo que necesita saber para estar completamente en regla.